Pensamientos de Tim sobre manejo de emergencias, seguridad nacional y capacitación

Los informes de situación o SitReps tienen una gran importancia para transmitir información sobre un incidente o evento a una variedad de partes interesadas. Después de haber trabajado durante muchos años como Jefe de Sección de Planificación en un EOC estatal y EOC del condado y locales y puestos de comando en una variedad de incidentes y eventos; SitReps bien estructurados, bien escritos y relevantes se han convertido en un bugaboo mío. Los SitReps están destinados a proporcionar una instantánea de una imagen operativa común para las partes interesadas involucradas en el incidente o evento. La creación de un SitRep debe verse como un proceso, similar a la planificación de la acción del incidente.

La información contenida en un SitRep les proporciona la información que necesitan saber para realizar sus tareas en apoyo del incidente. Tenga en cuenta que las partes interesadas pueden no estar involucradas en las operaciones o el soporte de un incidente, pero aún deben tener conciencia ya que pueden verse afectadas. Una serie de SitReps también puede contribuir en gran medida al registro histórico del incidente o evento.

Mirando hacia el Año Nuevo y hacia su próximo incidente y evento, proporcioné algunas cosas que aprendí en el camino que pueden hacer que su situación sea más efectiva y significativa.

Definiendo la audiencia

En el primer paso para construir un SitRep de referencia, los lectores habituales de mi blog reconocerán uno de mis temas comunes: identificar las necesidades. Tal como lo hacemos en la capacitación, debemos ser conscientes de quién es el público y cuáles son sus necesidades. El propósito principal de un SitRep es satisfacer las necesidades de información de su audiencia.

¿Quiénes son las partes interesadas que ven sus SitReps? ¿Son operadores, tomadores de decisiones o ejecutivos? Generalmente, en base a estas tres categorías, aquí está la información que necesitan:

Operadores Estas son las personas que son 'botas en el suelo' haciendo el trabajo. Si bien les encantaría ver detalles de lo que está sucediendo a lo largo del incidente o evento, no NECESITAN esta información ya que, de hecho, puede ser simplemente una distracción para ellos. Muy rara vez, los SitReps están dirigidos a esta audiencia, ya que desea que se centren tácticamente en las tareas a las que están asignados. Por lo general, un breve resumen del incidente satisface su necesidad limitada de tener una imagen más amplia de lo que está ocurriendo. Quienes los administran deberían proporcionarles la información que necesitan saber.

Tomadores de decisiones. Los tomadores de decisiones se encuentran en muchos niveles a lo largo de una estructura de incidentes. Pueden ser líderes de equipos de trabajo o de huelga, supervisores de división o grupo, gerentes de instalaciones, directores de sucursales, jefes de sección, gerentes funcionales de agencias o departamentos u otros que funcionen en capacidades similares. Los tomadores de decisiones tienen la mayor necesidad de información funcional. La información que se proporciona a este grupo respalda firmemente su papel en el incidente, la planificación y gestión del incidente y la seguridad del personal. La información que se les proporcione debe tener cierto grado de detalle operativo y debe incluir información sobre peligros y cuestiones de seguridad, así como posibles áreas problemáticas.

Ejecutivos Esta categoría incluye a los principales funcionarios electos, funcionarios de alto nivel designados y organizaciones con participación auxiliar. Los ejecutivos son, por supuesto, tomadores de decisiones por derecho propio, pero a menudo no participan en el nivel de detalle de los tomadores de decisiones discutidos anteriormente. En general, los ejecutivos no requieren un alto grado de detalle operativo, pero les gustan los números y las estadísticas. Al igual que los responsables de la toma de decisiones, también deben ser conscientes de las posibles dificultades en el horizonte, ya que necesitan la información para tomar decisiones de alto nivel para abordar el problema o estar preparados para enfrentar los resultados políticamente. Es posible que tenga que ser el más consciente y responder a las necesidades de esta audiencia, ya que pueden tener diferentes necesidades de información durante un incidente.

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