Melhores práticas de Tim Riecker para o ano novo

Pensamentos de Tim sobre Gerenciamento de Emergências, Segurança Interna e Treinamento

Os relatórios de situação ou SitReps têm muita importância na transmissão de informações sobre um incidente ou evento a uma variedade de partes interessadas. Tendo trabalhado por muitos anos como Chefe da Seção de Planejamento em um EOC estadual e em EOCs municipais e locais e em postos de comando em uma variedade de incidentes e eventos; SitReps bem estruturados, bem escritos e relevantes tornaram-se um bugaboo meu. Os SitReps têm como objetivo fornecer um instantâneo de uma imagem operacional comum para as partes interessadas envolvidas no incidente ou evento. A criação de um SitRep deve ser vista como um processo, semelhante ao planejamento de ações de incidentes.

As informações contidas em um SitRep fornecem a eles as informações que eles precisam saber para desempenhar suas funções em apoio ao incidente. Lembre-se de que as partes interessadas podem não estar envolvidas nas operações ou no suporte de um incidente, mas ainda precisam ter consciência, pois podem ser afetadas. Uma série de SitReps também pode contribuir bastante para o registro histórico do incidente ou evento.

Olhando para o Ano Novo e para o seu próximo incidente e evento, forneci algumas coisas que aprendi ao longo do caminho que podem tornar sua situação mais eficaz e significativa.

Definindo o público

Na primeira etapa para criar um SitRep de referência, os leitores regulares do meu blog reconhecerão um dos meus temas comuns - identificar necessidades. Assim como fazemos no treinamento, precisamos estar cientes de quem é o público e quais são suas necessidades. O objetivo principal de um SitRep é atender às necessidades de informações do seu público.

Quem são as partes interessadas que veem seus SitReps? Eles são operadores, tomadores de decisão ou executivos? Geralmente, com base nessas três categorias, eis as informações necessárias:

Operadores. Estas são as pessoas que estão “no chão”, fazendo o trabalho. Embora eles gostem de ver detalhes do que está acontecendo ao longo do incidente ou evento, eles NÃO PRECISAM essas informações, pois podem, de fato, ser simplesmente uma distração para eles. Muito raramente os SitReps são voltados para esse público, pois você os quer taticamente focados nas tarefas às quais foram designados. Geralmente, um breve resumo do incidente satisfaz sua necessidade limitada de ter uma imagem maior do que está ocorrendo. Aqueles que os estão gerenciando devem fornecer as informações necessárias.

Tomadores de decisão. Os tomadores de decisão são encontrados em vários níveis em uma estrutura de incidentes. Eles podem ser líderes de equipes de força-tarefa ou de greve, supervisores de divisão ou grupo, gerentes de instalações, diretores de filial, chefes de seção, gerentes funcionais de agências ou departamentos ou outros que funcionem em capacidades semelhantes. Os tomadores de decisão têm a maior necessidade de informações funcionais. As informações fornecidas a esse grupo apóiam fortemente seu papel no incidente, o planejamento e o gerenciamento do incidente e a segurança do pessoal. As informações fornecidas a eles devem ter algum grau de detalhe operacional e devem incluir informações sobre perigos e questões de segurança, além de possíveis áreas problemáticas.

Executivos. Esta categoria inclui funcionários eleitos, funcionários de alto nível nomeados e organizações com envolvimento auxiliar. É claro que os executivos são tomadores de decisão por direito próprio, mas geralmente não estão envolvidos no nível de detalhe dos tomadores de decisão discutido acima. Geralmente, os executivos não exigem um grande grau de detalhes operacionais, mas gostam de números e estatísticas. Como os tomadores de decisão, eles também precisam estar cientes das possíveis armadilhas no horizonte, pois precisam de informações para tomar decisões de alto nível para resolver o problema ou estar preparados para lidar politicamente com os resultados. Pode ser necessário que você esteja ciente e responda às necessidades desse público, pois elas podem ter necessidades de informações diferentes durante um incidente.

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