Pikiran Tim tentang Manajemen Darurat, Keamanan Dalam Negeri, dan Pelatihan

Laporan situasi atau SitReps memiliki sangat penting dalam menyampaikan informasi tentang insiden atau peristiwa kepada berbagai pemangku kepentingan. Telah bekerja selama bertahun-tahun sebagai Kepala Bagian Perencanaan di Negara EOC dan kabupaten dan EOC lokal dan pos komando pada berbagai insiden dan peristiwa; SitReps yang terstruktur dengan baik, ditulis dengan baik, dan relevan telah menjadi momok saya. SitReps dimaksudkan untuk memberikan snapshot dari gambaran operasi umum untuk pemangku kepentingan yang terlibat dalam insiden atau kejadian tersebut. Pembuatan SitRep harus dilihat sebagai suatu proses, mirip dengan perencanaan tindakan insiden.

Informasi yang terdapat dalam SitRep memberi mereka informasi yang perlu mereka ketahui untuk melakukan tugas mereka dalam mendukung insiden tersebut. Perlu diingat bahwa para pemangku kepentingan tidak boleh terlibat dalam operasi atau dukungan atas suatu insiden tetapi masih perlu memiliki kesadaran karena mereka mungkin terkena dampaknya. Serangkaian SitReps juga dapat berkontribusi besar terhadap catatan historis dari insiden atau peristiwa tersebut.

Melihat ke Tahun Baru dan menuju insiden dan peristiwa Anda berikutnya, saya telah memberikan beberapa hal yang telah saya pelajari di sepanjang jalan yang dapat membuat laporan Anda lebih efektif dan bermakna.

Mendefinisikan Pemirsa

Pada langkah pertama untuk membangun benchmark SitRep, pembaca reguler blog saya akan mengenali salah satu tema umum saya - mengidentifikasi kebutuhan. Sama seperti yang kita lakukan dalam pelatihan, kita perlu menyadari siapa audiens adalah apa yang mereka butuhkan. Tujuan utama dari SitRep adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi audiens Anda.

Siapa saja pemangku kepentingan yang melihat SitReps Anda? Apakah mereka operator, pengambil keputusan, atau eksekutif? Umumnya, berdasarkan ketiga kategori ini, berikut adalah informasi yang mereka butuhkan:

Operator. Ini adalah orang-orang yang 'melakukan booting di tanah' untuk menyelesaikan pekerjaan. Meskipun mereka mungkin senang melihat detail dari apa yang sedang terjadi selama kejadian atau peristiwa itu, mereka tidak MEMBUTUHKAN informasi ini karena sebenarnya, itu hanya mengganggu mereka. Sangat jarang SitReps diarahkan untuk audiens ini karena Anda ingin mereka secara taktis fokus pada tugas-tugas yang ditugaskan kepada mereka. Biasanya ringkasan insiden singkat memenuhi kebutuhan mereka yang terbatas untuk memiliki gambaran yang lebih besar tentang apa yang sedang terjadi. Mereka yang mengelola mereka harus memberikan mereka informasi yang perlu mereka ketahui.

Pembuat keputusan. Pengambil keputusan ditemukan di banyak tingkatan di seluruh struktur insiden. Mereka mungkin merupakan gugus tugas atau pemimpin tim pemogokan, pengawas divisi atau kelompok, manajer fasilitas, direktur cabang, kepala bagian, manajer fungsional lembaga atau departemen, atau orang lain yang berfungsi dalam kapasitas yang sama. Pengambil keputusan memiliki kebutuhan informasi fungsional terbesar. Informasi yang diberikan kepada kelompok ini sangat mendukung peran mereka dalam insiden, perencanaan dan pengelolaan insiden, dan keselamatan personil. Informasi yang diberikan kepada mereka harus memiliki beberapa tingkat detail operasional dan harus mencakup informasi tentang bahaya dan masalah keamanan serta masalah potensial.

Eksekutif. Kategori ini termasuk pejabat terpilih, pejabat tingkat tinggi yang ditunjuk, dan organisasi dengan keterlibatan tambahan. Eksekutif tentu saja pengambil keputusan di kanan mereka sendiri, tetapi tidak sering terlibat pada tingkat detail dari pengambil keputusan yang dibahas di atas. Umumnya para eksekutif tidak memerlukan detail operasional tingkat tinggi, tetapi mereka memang menyukai angka dan statistik. Seperti pengambil keputusan, mereka juga perlu menyadari potensi jebakan di cakrawala karena mereka membutuhkan informasi untuk membuat keputusan tingkat tinggi untuk mengatasi masalah atau bersiap untuk menghadapi hasil secara politis. Anda mungkin harus menjadi yang paling sadar dan tanggap terhadap kebutuhan audiens ini karena mereka mungkin memiliki kebutuhan informasi yang berbeda selama insiden.

Darimana Informasi Berasal Dari: BACA LEBIH BANYAK