Tim's gedachten over noodbeheer, binnenlandse veiligheid en training

Situatierapporten of SitReps zijn van groot belang bij het overbrengen van informatie over een incident of evenement naar een verscheidenheid aan belanghebbenden. Na vele jaren gewerkt te hebben als hoofd van de planningsafdeling in een staats-EOC en districts- en lokale EOC's en commandoposten bij een verscheidenheid aan incidenten en evenementen; goed gestructureerde, goed geschreven en relevante SitReps zijn een bugaboo van mij geworden. SitReps zijn bedoeld om een ​​momentopname te geven van een gemeenschappelijke operationele afbeelding voor belanghebbenden die betrokken zijn bij het incident of de gebeurtenis. Het creëren van een SitRep moet worden gezien als een proces, vergelijkbaar met incidente actieplanning.

De informatie in een SitRep geeft hen de informatie die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren ter ondersteuning van het incident. Houd er rekening mee dat belanghebbenden mogelijk niet betrokken zijn bij de activiteiten of ondersteuning van een incident, maar nog steeds bekend moeten zijn omdat ze mogelijk worden beïnvloed. Een reeks SitReps kan ook een grote bijdrage leveren aan het historische record van het incident of de gebeurtenis.

Kijkend naar het nieuwe jaar en naar je volgende incident en evenement, heb ik een aantal dingen gegeven die ik onderweg heb geleerd en die ervoor zorgen dat je rapportages effectiever en zinvoller worden.

Het publiek definiëren

In de eerste stap naar het bouwen van een benchmark SitRep zullen regelmatige lezers van mijn blog een van mijn gemeenschappelijke thema's herkennen - behoeften identificeren. Net als bij training, moeten we ons ervan bewust zijn wie het publiek is, wat hun behoeften zijn. Het primaire doel van een SitRep is om aan de informatiebehoeften van uw publiek te voldoen.

Wie zijn de stakeholders die uw SitReps zien? Zijn het operatoren, beslissers of leidinggevenden? Over het algemeen is hier, op basis van deze drie categorieën, de informatie die ze nodig hebben:

Operators. Dit zijn de mensen die 'laarzen op de grond' hebben en het werk gedaan krijgen. Hoewel ze misschien graag informatie willen zien over wat er gaande is tijdens het incident of evenement, hebben ze deze informatie NIET NODIG, omdat het in feite gewoon kan zijn om hen af ​​te leiden. Zelden zijn SitReps gericht op dit publiek omdat u wilt dat ze tactisch gefocust zijn op de taken waaraan zij zijn toegewezen. Gewoonlijk voldoet een korte samenvatting van het incident aan hun beperkte behoefte om een ​​groter beeld te hebben van wat er gebeurt. Degenen die ze beheren, moeten hen de informatie verschaffen die ze moeten weten.

Besluitvormers. Beslissers zijn op veel niveaus te vinden in een incidentstructuur. Ze kunnen een taakgroep zijn of teamleiders, divisie- of groepstoezichthouders, facility managers, filiaaldirecteuren, afdelingschefs, functionele managers van agentschappen of afdelingen of anderen die in vergelijkbare hoedanigheden functioneren, aanvallen. Beslissers hebben de grootste functionele informatiebehoefte. De informatie die aan deze groep wordt verstrekt, ondersteunt ten zeerste hun rol bij het incident, de planning en het beheer van het incident en de veiligheid van het personeel. De informatie die aan hen wordt verstrekt, moet in enige mate operationeel zijn en moet informatie bevatten over gevaren en veiligheidskwesties, evenals mogelijke probleemgebieden.

Executives. Deze categorie omvat opperhoofd verkozen ambtenaren, op hoog niveau benoemde ambtenaren, en organisaties met bijkomende betrokkenheid. Executives zijn natuurlijk beslissers op zich, maar zijn niet vaak betrokken op het detailniveau van de hierboven besproken besluitvormers. Over het algemeen hebben leidinggevenden geen grote mate van operationeel detail nodig, maar wel cijfers en statistieken. Net als de beleidsmakers moeten ze zich ook bewust zijn van mogelijke valkuilen in hun horizon, omdat zij de informatie nodig hebben om beslissingen op hoog niveau te nemen om het probleem aan te pakken of bereid zijn om de resultaten politiek te behandelen. Misschien moet u wel het meest op de hoogte zijn van en reageren op de behoeften van deze doelgroep, omdat zij mogelijk andere informatiebehoeften hebben tijdens een incident.

Waar de informatie vandaan komt: LEES VERDER