Tims Gedanken zu Notfallmanagement, Heimatschutz und Schulung

Situationsberichte oder SitReps sind für die Übermittlung von Informationen zu Vorfällen oder Ereignissen an verschiedene Interessengruppen von großer Bedeutung. Nachdem er viele Jahre als Leiter der Planungsabteilung in einem staatlichen EOC sowie in Kreis- und lokalen EOCs und Kommandoposten für eine Vielzahl von Vorfällen und Ereignissen gearbeitet hatte; gut strukturierte, gut geschriebene und relevante SitReps sind zu einem Bugaboo von mir geworden. SitReps sollen einen Überblick über ein gemeinsames Betriebsbild für die am Ereignis oder Ereignis beteiligten Akteure geben. Die Erstellung eines SitRep sollte ähnlich wie bei der Planung von Vorfällen als Prozess betrachtet werden.

Die in einem SitRep enthaltenen Informationen liefern ihnen die Informationen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben zur Unterstützung des Vorfalls zu erfüllen. Denken Sie daran, dass die Stakeholder möglicherweise nicht in den Betrieb oder die Unterstützung eines Vorfalls involviert sind, aber trotzdem ein Bewusstsein dafür haben müssen, wie sie betroffen sein können. Eine Reihe von SitReps kann auch sehr zur historischen Aufzeichnung des Vorfalls oder Ereignisses beitragen.

Mit Blick auf das neue Jahr und auf Ihren nächsten Vorfall und Ihre nächste Veranstaltung habe ich einige Dinge, die ich auf dem Weg gelernt habe, bereitgestellt, die Ihre Situation effektiver und bedeutungsvoller berichteten.

Definieren der Zielgruppe

Im ersten Schritt, um ein Benchmark-SitRep zu erstellen, werden regelmäßige Leser meines Blogs eines meiner gemeinsamen Themen erkennen - Bedürfnisse identifizieren. Genau wie wir es im Training tun, müssen wir uns bewusst sein, wer das Publikum ist, was ihre Bedürfnisse sind. Der Hauptzweck eines SitRep ist es, die Informationsbedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfüllen.

Wer sind die Interessengruppen, die Ihre SitReps sehen? Sind sie Betreiber, Entscheidungsträger oder Führungskräfte? Im Allgemeinen, basierend auf diesen drei Kategorien, sind hier die Informationen, die sie benötigen:

Betreiber. Dies sind die Leute, die "Stiefel auf dem Boden" sind, um die Arbeit zu erledigen. Während sie gerne Details zu dem sehen, was während des Vorfalls oder Ereignisses passiert, brauchen sie diese Information nicht, da sie sie einfach ablenken kann. Sehr selten sind SitReps auf diese Zielgruppe ausgerichtet, da sie sich taktisch auf die Aufgaben konzentrieren möchten, denen sie zugewiesen sind. In der Regel erfüllt eine kurze Ereigniszusammenfassung ihre begrenzte Notwendigkeit, ein größeres Bild von dem zu haben, was vor sich geht. Diejenigen, die sie verwalten, sollten ihnen die Informationen zur Verfügung stellen, die sie wissen müssen.

Entscheidungsträger. Entscheider finden sich auf vielen Ebenen in einer Vorfallstruktur. Sie können Task Force- oder Strike-Teamleiter, Abteilungsleiter oder Gruppenleiter, Facility Manager, Filialleiter, Abteilungsleiter, Funktionsmanager von Agenturen oder Abteilungen oder andere mit ähnlichen Funktionen sein. Entscheidungsträger haben die größten funktionalen Informationsbedürfnisse. Die Informationen, die dieser Gruppe zur Verfügung gestellt werden, unterstützen ihre Rolle bei dem Vorfall, der Planung und dem Management des Vorfalls und der Sicherheit des Personals. Die ihnen zur Verfügung gestellten Informationen sollten ein gewisses Maß an operativen Einzelheiten aufweisen und Informationen über Gefahren- und Sicherheitsfragen sowie potenzielle Problembereiche enthalten.

Führungskräfte. Zu dieser Kategorie gehören gewählte Amtsträger, ernannte hochrangige Beamte und Organisationen mit Nebentätigkeiten. Führungskräfte sind natürlich eigene Entscheidungsträger, sind aber oft nicht auf der Detailebene der oben diskutierten Entscheidungsträger involviert. In der Regel erfordern Führungskräfte keine großen operativen Details, aber sie mögen Zahlen und Statistiken. Wie die Entscheidungsträger müssen sie auch potenzielle Fallstricke am Horizont erkennen, da sie die Informationen benötigen, um Entscheidungen auf hoher Ebene zu treffen, um das Problem anzugehen oder bereit zu sein, mit den Ergebnissen politisch umzugehen. Möglicherweise müssen Sie die Bedürfnisse dieser Zielgruppe am besten kennen und darauf reagieren, da sie während eines Vorfalls möglicherweise unterschiedliche Informationsbedürfnisse haben.

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