Мислите на Тим за управлението на извънредни ситуации, вътрешната сигурност и обучението

Ситуациите или SitReps имат голямо значение при предаването на информация за инцидент или събитие на различни заинтересовани страни. След като е работил в продължение на много години като началник на отдела за планиране в държавен ОВОС и окръг и местни ОГС и командни длъжности по редица инциденти и събития; добре структурирани, добре написани и подходящи SitReps станаха моя бъбабу. SitReps са предназначени да предоставят моментна снимка на обща работна картина за заинтересованите страни, участващи в инцидента или събитието. Създаването на SitRep трябва да се разглежда като процес, подобен на планирането на инцидентни действия.

Информацията, съдържаща се в SitRep, им предоставя информацията, която трябва да знаят, за да изпълняват задълженията си в подкрепа на инцидента. Имайте предвид, че заинтересованите страни може да не участват в операциите или подкрепата за инцидент, но все пак трябва да имат осведоменост, тъй като те могат да бъдат засегнати. Серия SitReps може също така да допринесе много за историческия запис на инцидента или събитието.

Ако погледнете Новата година и към следващия си инцидент и събитие, аз съм предоставил някои неща, които съм научил по пътя, които могат да изпекат вашата ситуация, която е по-ефективна и смислена.

Определяне на аудиторията

В първата стъпка към изграждането на бенчмарк SitRep, редовните читатели на моя блог ще разпознаят една от общите ми теми - идентифициране на потребностите. Точно както в обучението, трябва да сме наясно кои са аудиторията, какви са техните нужди. Основната цел на SitRep е да отговори на информационните нужди на вашата аудитория.

Кои са заинтересованите страни, които виждат вашите SitReps? Дали те са оператори, вземащи решения или ръководители? Като цяло, въз основа на тези три категории, тук е информацията, от която се нуждаят:

Оператори. Това са хората, които са "ботуши на земята", за да свършат работата. Макар че те биха искали да видят подробности за това, което се случва по време на инцидента или събитието, те НЕ НУЖДАТ тази информация, тъй като всъщност може просто да ги разсейва. Много рядко са SitReps насочени към тази аудитория, тъй като искате те да се съсредоточат тактически върху задачите, които са им възложени. Обикновено кратко резюме на инцидента удовлетворява ограничената им необходимост да има по-голяма представа за това, което се случва. Тези, които ги управляват, трябва да им предоставят информацията, която трябва да знаят.

Хора, взимащи решения. Лицата, отговорни за вземането на решения, се намират на много нива по време на инцидентната структура. Те могат да бъдат работна група или стачки ръководители на екипи, надзорни отдели или групови надзорници, мениджъри на учреждения, директори на отдели, ръководители на отдели, функционални мениджъри на агенции или отдели или други, работещи в подобен капацитет. Взискателите на решения имат най-голяма нужда от функционална информация. Информацията, предоставена на тази група, силно подкрепя тяхната роля в инцидента, планирането и управлението на инцидента и безопасността на персонала. Предоставената им информация трябва да има известна оперативна подробност и да включва информация за опасностите и свързаните с безопасността въпроси, както и потенциални проблемни области.

Изпълнителните директори. Тази категория включва главно избрани длъжностни лица, високопоставени длъжностни лица и организации със спомагателно участие. Изпълнителите са, разбира се, лицата, вземащи решения, сами по себе си, но често не участват в нивото на детайлност на лицата, вземащи решения, обсъдени по-горе. Като цяло ръководителите не изискват голяма степен на оперативни подробности, но те харесват номера и статистика. Подобно на лицата, вземащи решения, те също трябва да са наясно с потенциалните клопки на хоризонта, тъй като се нуждаят от информацията, за да вземат решения на високо равнище за разрешаване на проблема или да бъдат готови да се справят политически с резултатите. Може да се наложи да сте най-информирани и да отговорите на нуждите на тази аудитория, тъй като те могат да имат различни потребности от информация по време на инцидент.

Откъде идва информацията: ПРОЧЕТЕТЕ ПОВЕЧЕ