Οι σκέψεις του Tim σχετικά με τη διαχείριση έκτακτης ανάγκης, την εσωτερική ασφάλεια και την κατάρτιση

Οι αναφορές κατάστασης ή οι SitReps έχουν μεγάλη σημασία για τη διαβίβαση πληροφοριών σε ένα συμβάν ή συμβάν σε διάφορους ενδιαφερόμενους. Έχει εργαστεί εδώ και πολλά χρόνια ως Προϊστάμενος Τμήματος Σχεδιασμού σε Κρατικό Επιχειρησιακό Συνέδριο (EOC) και σε κομητείες και τοπικά ΚΕΑ και θέσεις διοίκησης σε διάφορα περιστατικά και γεγονότα. καλά δομημένα, καλά γραπτά και τα σχετικά SitReps έχουν γίνει ένα bugaboo μου. Το SitReps προορίζεται να παράσχει ένα στιγμιότυπο μιας κοινής επιχειρησιακής εικόνας για τα ενδιαφερόμενα μέρη που εμπλέκονται στο περιστατικό ή το συμβάν. Η δημιουργία ενός SitRep θα πρέπει να θεωρείται ως μια διαδικασία, παρόμοια με τον προγραμματισμό των συμβάντων.

Οι πληροφορίες που περιέχονται σε ένα SitRep τους παρέχουν τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν για να εκτελούν τα καθήκοντά τους για την υποστήριξη του συμβάντος. Λάβετε υπόψη ότι οι ενδιαφερόμενοι δεν επιτρέπεται να συμμετέχουν στις επιχειρήσεις ή την υποστήριξη ενός συμβάντος αλλά πρέπει να έχουν επίγνωση ότι ενδέχεται να επηρεαστούν. Μια σειρά SitReps μπορεί επίσης να συμβάλει σημαντικά στο ιστορικό αρχείο του περιστατικού ή του συμβάντος.

Κοιτάζοντας το Νέο Έτος και προς το επόμενο συμβάν και συμβάν σας, έχω δώσει κάποια πράγματα που έχω μάθει κατά μήκος του τρόπου που μπορούν να ψήσουν την κατάστασή σας αναφέροντας πιο αποτελεσματική και ουσιαστική.

Ορισμός του κοινού

Στο πρώτο βήμα για την οικοδόμηση ενός benchmark SitRep, οι τακτικοί αναγνώστες του ιστολογίου μου θα αναγνωρίσουν ένα από τα κοινά μου θέματα - προσδιορίζοντας τις ανάγκες. Όπως κάνουμε στην εκπαίδευση, πρέπει να γνωρίζουμε ποιος είναι το κοινό είναι αυτό που οι ανάγκες τους είναι. Ο πρωταρχικός σκοπός ενός SitRep είναι να καλύψει τις ανάγκες πληροφόρησης του κοινού σας.

Ποιοι είναι οι ενδιαφερόμενοι που βλέπουν το SitReps σας; Είναι φορείς, υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων ή στελέχη; Γενικά, με βάση αυτές τις τρεις κατηγορίες, εδώ είναι οι πληροφορίες που χρειάζονται:

Χειριστές. Αυτοί είναι οι λαοί που είναι «μπότες στο έδαφος» που κάνουν το έργο τους. Παρόλο που θα ήθελαν να δουν λεπτομέρειες για το τι συμβαίνει καθ 'όλη τη διάρκεια του συμβάντος ή του γεγονότος, δεν χρειάζονται αυτές τις πληροφορίες, όπως στην πραγματικότητα μπορεί απλά να τους αποσπά την προσοχή. Πολύ σπάνια το SitReps είναι προσανατολισμένο προς αυτό το κοινό καθώς εσείς θέλετε να επικεντρωθεί τακτικά στις εργασίες που του έχουν ανατεθεί. Συνήθως μια συνοπτική περίληψη περιστατικών ικανοποιεί την περιορισμένη ανάγκη τους να έχουν μια μεγαλύτερη εικόνα του τι συμβαίνει. Εκείνοι που τις διαχειρίζονται πρέπει να τους παρέχουν τις πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν.

Αυτοί που παίρνουν αποφάσεις. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων βρίσκονται σε πολλά επίπεδα σε όλη τη δομή των περιστατικών. Μπορούν να είναι ομάδα εργασίας ή να χτυπηθούν ηγέτες ομάδων, διευθυντές τμήματος ή ομίλου, διευθυντές εγκαταστάσεων, διευθυντές υποκαταστημάτων, επικεφαλής τμήματος, λειτουργικοί διαχειριστές οργανισμών ή υπηρεσιών ή άλλοι που λειτουργούν σε παρόμοιες δυνατότητες. Οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων έχουν τη μεγαλύτερη λειτουργική ανάγκη πληροφόρησης. Οι πληροφορίες που παρέχονται σε αυτή την ομάδα υποστηρίζουν σθεναρά το ρόλο τους στο περιστατικό, τον προγραμματισμό και τη διαχείριση του συμβάντος και την ασφάλεια του προσωπικού. Οι πληροφορίες που τους παρέχονται θα πρέπει να έχουν κάποια λειτουργική λεπτομέρεια και να περιλαμβάνουν πληροφορίες για τους κινδύνους και τα θέματα ασφάλειας, καθώς και για πιθανές προβληματικές περιοχές.

Στελέχη. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει επικεφαλής εκλεγμένους αξιωματούχους, υψηλόβαθμους διορισμένους υπαλλήλους και οργανισμούς με δευτερεύουσα συμμετοχή. Τα στελέχη είναι, φυσικά, αυτοί που λαμβάνουν αποφάσεις, αλλά δεν συμμετέχουν συχνά στο επίπεδο λεπτομέρειας των φορέων λήψης αποφάσεων που συζητήθηκαν παραπάνω. Γενικά τα στελέχη δεν απαιτούν μεγάλο βαθμό επιχειρησιακής λεπτομέρειας, αλλά τους αρέσουν αριθμοί και στατιστικά στοιχεία. Όπως και οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων, πρέπει επίσης να γνωρίζουν πιθανές παγίδες στον ορίζοντα, καθώς χρειάζονται τις πληροφορίες για να λαμβάνουν αποφάσεις υψηλού επιπέδου για την αντιμετώπιση του προβλήματος ή να είναι έτοιμοι να αντιμετωπίσουν τα αποτελέσματα πολιτικά. Μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζετε και να ανταποκρίνεστε περισσότερο στις ανάγκες αυτού του κοινού καθώς μπορεί να έχουν διαφορετικές ανάγκες πληροφόρησης κατά τη διάρκεια ενός περιστατικού.

Από πού προέρχονται οι πληροφορίες: ΔΙΑΒΆΣΤΕ ΠΕΡΙΣΣΌΤΕΡΑ