Tims tankar om akuthantering, hemlandsäkerhet och utbildning

Situationsrapporter eller SitReps har stor betydelse för att överföra information om en händelse eller händelse till en rad olika intressenter. Har jobbat i många år som chef för planeringsavdelningen i en statlig EOC och läns- och lokala EOC och kommandoställningar om olika incidenter och händelser. välstrukturerade, välskrivna och relevanta SitReps har blivit en bugaboo av mig. SitReps är avsedda att ge en snapshot av en gemensam verksamhetsbild för intressenter som är involverade i händelsen eller händelsen. Skapandet av en SitRep bör ses som en process, som liknar händelsehandlingsplanering.

Informationen i en SitRep ger dem den information de behöver veta för att utföra sina uppgifter till stöd för händelsen. Tänk på att intressenter kanske inte är involverade i verksamheten eller stödet till en incident men fortfarande behöver ha medvetenhet eftersom de kan påverkas. En serie SitReps kan också bidra mycket till historien om händelsen eller händelsen.

Titta på nyåret och mot din nästa händelse och händelse har jag lagt fram några saker jag har lärt mig under vägen, vilket kan baka din rapportering av situationen mer effektiv och meningsfull.

Definiera publiken

I det första steget att bygga ett riktmärke SitRep kommer vanliga läsare av min blogg att känna igen en av mina gemensamma teman - identifiera behov. Precis som vi gör i träning måste vi vara medvetna om vem som är publik är vad deras behov är. Det primära syftet med en SitRep är att uppfylla dina publikers informationsbehov.

Vem är intressenterna som ser din SitReps? Är de operatörer, beslutsfattare eller chefer? Generellt, baserat på dessa tre kategorier, här är den information de behöver:

Operatörer. Det här är de som är "stövlar på marken" och får jobbet gjort. Medan de kanske älskar att se detaljer om vad som händer under händelsen eller händelsen, behöver de inte denna information, eftersom det faktiskt kan vara distraherande för dem. Mycket sällan är SitReps riktad mot den här publiken eftersom du vill ha dem taktiskt fokuserade på de uppgifter de tilldelas. Vanligtvis en kort incident sammanfattning uppfyller deras begränsade behov att få en större bild av vad som händer. De som hanterar dem borde ge dem den information de behöver veta.

Beslutsfattare. Beslutsfattare finns på många nivåer genom en incidentstruktur. De kan vara arbetsstyrka eller slå in teamledare, divisions- eller grupptillsynsförare, anläggningschefer, filialdirektörer, sektionschef, funktionella chefer för byråer eller avdelningar eller andra som arbetar i liknande kapaciteter. Beslutsfattare har det största funktionella informationsbehovet. Informationen som lämnas till denna grupp stöder starkt deras roll i händelsen, planeringen och hanteringen av händelsen och personalenas säkerhet. Informationen som lämnas till dem bör ha viss grad av operativ detalj och bör innehålla information om faror och säkerhetsfrågor samt potentiella problemområden.

Befattningshavare. Denna kategori omfattar valda tjänstemän, höga tjänstemän och organisationer med tillhörande medverkan. Verkställande direktörer är självklart beslutsfattare i sin egen rätt, men är inte ofta inblandade på detaljeringsnivå för de beslutsfattare som diskuterats ovan. Generellt kräver chefer inte en stor grad av operationell detalj, men de gillar siffror och statistik. Liksom beslutsfattarna måste de också vara medvetna om potentiella fallgropar i horisonten eftersom de behöver informationen för att fatta beslut på hög nivå för att ta itu med problemet eller vara beredda att hantera resultaten politiskt. Du kanske måste vara mest medveten om och svara på behoven hos denna publik eftersom de kan ha olika informationsbehov under en händelse.

Var informationen kommer från: LÄS MER