Suy nghĩ của Tim về Quản lý Khẩn cấp, An ninh Nội địa và Đào tạo

Báo cáo tình hình hoặc SitReps có tầm quan trọng lớn trong việc truyền đạt thông tin về sự kiện hoặc sự kiện tới nhiều bên liên quan. Đã từng làm việc nhiều năm với tư cách Trưởng phòng Kế hoạch trong một Tiểu bang EOC và các EOC của quận và địa phương và các lệnh chỉ huy về nhiều sự kiện và sự kiện khác nhau; SitReps có cấu trúc tốt, được viết tốt và có liên quan đã trở thành một lỗi của tôi. SitReps nhằm cung cấp ảnh chụp nhanh của một hình ảnh hoạt động chung cho các bên liên quan liên quan đến sự kiện hoặc sự kiện. Việc tạo một SitRep nên được xem như một quá trình, tương tự như lập kế hoạch hành động sự cố.

Thông tin trong SitRep cung cấp cho họ thông tin họ cần biết để thực hiện nhiệm vụ của họ để hỗ trợ cho sự việc. Hãy nhớ rằng các bên liên quan có thể không tham gia vào các hoạt động hoặc hỗ trợ của một sự cố nhưng vẫn cần phải có nhận thức vì chúng có thể bị ảnh hưởng. Một loạt các SitReps cũng có thể đóng góp rất lớn vào hồ sơ lịch sử về sự cố hoặc sự kiện.

Nhìn vào năm mới và về sự kiện và sự kiện tiếp theo của bạn, tôi đã cung cấp một số điều tôi đã học được theo cách có thể nướng báo cáo tình hình của bạn hiệu quả hơn và có ý nghĩa hơn.

Xác định đối tượng

Trong bước đầu tiên để xây dựng một chuẩn SitRep, người đọc thường xuyên của blog của tôi sẽ nhận ra một trong những chủ đề chung của tôi - xác định nhu cầu. Cũng giống như chúng ta tập luyện, chúng ta cần phải biết ai là khán giả là nhu cầu của họ. Mục đích chính của SitRep là đáp ứng nhu cầu thông tin của khán giả của bạn.

Các bên liên quan xem SitRep của bạn là ai? Họ là nhà điều hành, người ra quyết định hay giám đốc điều hành? Nói chung, dựa trên ba loại này, đây là thông tin họ cần:

Nhà điều hành. Đây là những người 'khởi động trên mặt đất' khi hoàn thành công việc. Trong khi họ có thể thích nhìn thấy chi tiết về những gì đang xảy ra trong suốt sự kiện hoặc sự kiện, họ không CẦN thông tin này vì nó có thể, trên thực tế, chỉ đơn giản là mất tập trung cho họ. Rất hiếm khi SitReps hướng tới khán giả này khi bạn muốn họ tập trung vào các nhiệm vụ mà họ được giao. Thông thường một bản tóm tắt sự cố ngắn gọn đáp ứng nhu cầu hạn chế của họ để có một bức tranh lớn hơn về những gì đang xảy ra. Những người đang quản lý họ nên cung cấp cho họ thông tin họ cần biết.

Người ra quyết định. Người ra quyết định được tìm thấy ở nhiều cấp độ trong toàn bộ cơ cấu sự cố. Họ có thể là lực lượng đặc nhiệm hoặc đội trưởng, phân nhóm hoặc giám sát nhóm, người quản lý cơ sở, giám đốc chi nhánh, trưởng bộ phận, người quản lý chức năng của các cơ quan hoặc phòng ban, hoặc những người khác hoạt động với năng lực tương tự. Người ra quyết định có nhu cầu thông tin chức năng lớn nhất. Thông tin được cung cấp cho nhóm này hỗ trợ mạnh mẽ vai trò của họ trong sự cố, lập kế hoạch và quản lý sự cố, và sự an toàn của nhân sự. Thông tin được cung cấp cho họ phải có một số mức chi tiết hoạt động và phải bao gồm thông tin về các mối nguy và các vấn đề an toàn cũng như các vấn đề tiềm ẩn.

Nhân viên điều hành. Danh mục này bao gồm các quan chức được bầu, các quan chức cấp cao và các tổ chức có sự tham gia phụ trợ. Nhân viên điều hành tất nhiên là các nhà hoạch định chính sách, nhưng không thường xuyên tham gia vào mức độ chi tiết của những người ra quyết định được thảo luận ở trên. Nói chung các giám đốc điều hành không yêu cầu mức chi tiết hoạt động cao, nhưng chúng giống như số liệu và thống kê. Giống như những người ra quyết định, họ cũng cần phải nhận thức được những cạm bẫy tiềm năng trên đường chân trời khi họ cần thông tin để đưa ra quyết định cấp cao để giải quyết vấn đề hoặc chuẩn bị để đối phó với kết quả chính trị. Bạn có thể phải là người nhận thức và phản hồi nhất về nhu cầu của khán giả này vì họ có thể có nhu cầu thông tin khác nhau trong một sự cố.

Thông tin đến từ đâu: ĐỌC THÊM